結婚式の式場探しで宿泊施設について準備したこと

こんにちは嫁です！！！

この間から結婚式当時のことを思い出してるけど結構色々エピソードありますね。

脳トレかな？？

今回は式場を決めるにあたって気にした宿泊施設についてです。

これから式場を探すとか宿泊先予約するっていう人はよかったら参考にしてみてください。

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結婚式の式場探しで宿泊施設について準備したこと

以前の記事で、結婚式場選びの条件に「連携した宿泊施設がある」というのをあげていますので今回は宿泊施設について。

条件というほどではありませんが、宿泊施設に関して気にした条件はこちら。

・式場から近い

提携なので基本的に式場近くの宿泊施設です。式場に確認しましょう。

我が家がメインで利用したのは「名古屋ビーズホテル」という、式を挙げたザ・グローオリエンタル名古屋から徒歩5分かからないところでした。

マッサージチェアと大浴場が特に好評でした！

・値段がソコソコでしょぼくない

これは主に友人が宿泊するホテルに関してですが、安くてもさすがにしょぼすぎるとマズいですよね。

なので、ビーズホテルは実際に式の前に打ち合わせに行く時に泊まってみて、どんな感じかチェックしてました。

結論から言うと「素晴らしい」の一言。朝ご飯のブッフェも美味しい。

一発で不安解消しました。

・複数の宿泊施設と提携している

こだわるかどうかは人それぞれですが、来賓の中には偉い人もいると思いますので、全てのゲストを同じホテルで宿泊というのは難しい場合もあると思います。

そういう場合も考えて、提携している宿泊施設が複数あるとゲストによって分けることができて助かるもんです。

我が家では主人の親族はちょっとお高めの名古屋観光ホテルに泊まっていただきました。

もちろんこの名古屋観光ホテルも式場の提携先。

宿泊施設のこだわりなどは事前にスマホ診断などをやって固めておくと実際の打ち合わせの時にスムーズにいくので使い倒しましょう。

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式場提携ホテルの宿泊予約はどうしたのか？

勘のいい方ならもう気づいているかもしれませんが、ビーズホテルも名古屋観光ホテルも評判が高いため人気も高く、なかなか予約が取れません。

なので、早期予約はマスト。

やり方としてはこんな感じでした。

…うーん、書き出しながら仕事のマニュアル作ってる気分になった。

先にも書いた通り提携しているホテルはどちらも人気が高いので、式直前の予約だとホテル側も必要な部屋数を確保できない可能性が高かったのです。

ホテルの部屋の確保に関しては式場側からも早い段階で確認がありましたね。

ちなみに、うちはザ・グローオリエンタル名古屋に式場を決定してから式当日まで8か月以上ありましたが、出欠の返事が出そろって最終予約できたのは式の直前（1か月前くらい？）だったと思います。

※仮予約は式当日の半年程前に完了しています

招待するゲストの最大人数を出す

招待したい親戚・友人・知人・会社関係者を全員ピックアップして招待客の候補を挙げます。ホテルの予約作業がなくても必ずやる作業ですよね。

ここでは最大数を考えます。

小さいお子さんがいるゲストは子供連れになるとか、夫婦とも仲良くさせてもらってるゲストは家族で来るといった可能性も考えましょう。

ここではとにかく「最大数」がポイントです。

その中からホテルに泊まる可能性が1ミリでもある人を全てピックアップ

遠方から来てもらうゲスト＝宿泊、と考えます。簡単に言えば。

このとき、遠方だけど地元出身のゲスト（実家や親戚宅があるって人）も宿泊すると想定しました。実家に泊るとは限らないですからね。

とにかく、遠方から来てもらって当日泊まるところがないという最悪の事態は絶対に避けなければいけません。

迷った場合は可能性ありの数に入れておきましょう。

どのゲストがどのホテルに泊まるか割り振る

遠方ゲスト全員に同じホテルを予約するのであればこの作業は不要です。

先述したようにゲストによって宿泊先を変える方が良い場合は、この人はこっちのホテルこの人はあっち…というように分けていきます。

一人最大2泊と想定して予約が必要な部屋の最大数を出す

式と披露宴が土曜日の午後なので、ゲストの都合や飛行機の便の時間によっては、前日泊・当日泊・前日当日泊の3つのパターンが考えられました。

つまり最大2泊。

ということは、予約が必要な最大数は「2泊×最大部屋数」となるわけです。

同時にゲストの部屋タイプも考えながら、式場から預かった仮予約表に記載していきます。

車いすに関してはあまりないかもしれませんが、主人側の親戚で膝も腰も悪くしている方がいたので、可能性として挙げておきました。

式場のプランナーさんにそれぞれのホテルへ仮予約入れてもらう

ザ・グローオリエンタル名古屋の場合は仮予約まではプランナーさんにやってもらい、その後はホテル側と直接やり取りという方法でした。今も同じかはわかりませんけども…

作成した仮予約表をプランナーさんに託して、ホテル側の連絡先をもらっておきました。

仮予約からホテル側と直接やり取りのパターンもあるし、最終予約までプランナーさんにお願いできる式場もあると思います。

予約の流れは式場によって違うので、最初に確認しておきましょうね。

ゲストの出欠確認の時にいつホテル泊まるか遠方ゲスト全員に聞く

招待状を送るとか出欠の返事をもらうタイミングで、いつホテル泊まるかを宿泊の可能性があるゲスト全員に聞きます。

友人知人や会社関係者にはLINE送ったり直接聞いたり。主人の親戚には義母が飛行機の手配ついでに聞くとのことだったのでお願いしました。

ホテル代いくら？と気にして聞いてくる人も結構いたのですが（料金によって決めたかったのでしょうね）こちら持ちだから気にしなくていいと答えるとかなり喜ばれましたね。

そうえば、遠方ゲストへの招待状には式場・ホテル周辺地図を同封してました。

がんばって作ったなぁ…（遠い目）

予約不要な日やゲストは仮予約から間引く

ゲストから宿泊についての返答をもらうと、実際に必要な予約がだんだん固まってきます。

ひとりひとりに確認を取っていくと、宿泊しないゲストも意外と多くて、2泊するのも義母と義兄家族（アメリカ在住）だけでした。東京⇔名古屋なら日帰りも可能だしね。

仮予約の時点で最大数で部屋を押さえてあったので、あとは不要な予約をどんどん引いていくだけ。

この時点ではそれぞれのホテルと直接やり取りだったので、頻繁にメールしてました。

決定数で最終予約

遠方ゲスト全員の宿泊予定が確定したら、いよいよ最終予約し料金を支払い。

最終的には、最初に想定した最大予約数の半分以下になりました。

結婚式の式場探しで宿泊施設について準備したことまとめ

正直、ホテル予約は結構時間も手間もかかる作業でした。

ですが、招待して来てもらう以上こちらで準備するものというのが両家一致の考えだったので、ゲストに自分達で予約してもらうという考えはありませんでした。

宿泊費や交通費については特に、新郎新婦自身だけでなく両家で考えを合わせておく必要があります。それぞれの親戚内での慣例とかあったりするのでね。

次回も読んでね～～～ん^^

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